DXの最初の一手は、
作業が一つ「減る」ものにする

使われていない画面が、どの会社にもあります。導入のときは全員が集まって説明を受け、半年後には誰も開いていない。ツールの出来が悪かったわけではなく、選定を間違えたわけでもない。多くの場合、最初の一手が「入力が増えるもの」だったせいです。

二重作業は、こうやって生まれる

新しい仕組みを入れるとき、前のやり方をすぐ捨てることはできません。移行中に何かが抜けたら業務が止まるので、当然の判断です。だから最初の数週間は、紙と画面の両方が動きます。

問題は、その「移行中」がいつ終わるのかを誰も決めていないことです。紙をやめる条件、やめる日、やめる判断をする人が決まっていない。すると現場では、紙に書いて、そのあと画面にも入れるという作業が定着します。仕事は増えています。

ここで現場が何を言うかというと、「使いにくい」です。これは操作性の話ではなく、「前より手数が増えた」の言い換えです。そして正しい指摘です。増えているのだから。

数ヶ月経つと、紙のほうが残ります。紙は業務に必要で、画面は報告に必要なだけだからです。必要なほうが生き残ります。

現場が最初に評価するのは、
正確さでも網羅性でもなく、自分の手数です。

だから、順番はこう決める

効果の大きい順に並べたくなりますが、それは二番目の基準です。最初の基準は「その一手で、誰の作業が今日から一つ消えるか」です。

具体的には、こう探します。同じ情報を二回書いている場所。誰かが毎朝それを別の形に書き写している場所。「あれどこだっけ」と人に聞いている場所。締めの日に電卓を叩いている場所。ここには必ず、消せる作業があります。

そして重要なのは、消した作業を、消したままにすることです。前の方法をいつやめるか、誰の判断でやめるかを、始める前に決めておく。ここを決めていない案件は、ほぼ全部が二重作業に落ちます。

本部の欲しいものは、二手目に置く

本部は数字が欲しい。これは正当な要求で、最終的には必要です。ただ、一手目に置くと現場の負担だけが増えます。

順番を入れ替えます。まず現場の作業を減らす。減らした仕組みの中を通る情報を、そのまま集計に回す。現場が自分のために入れたデータが、結果として本部の数字になっている——この形にすると、誰も余分な入力をしません。

逆に言えば、一手目の設計時点で「この情報は後で集計に使う」と決めておく必要があります。現場のために作った仕組みが、集計に使えない形で完成すると、結局もう一つ入力が生えます。

「小さく始める」の意味

小さく始めるとよく言われますが、範囲を小さくするという意味ではありません。引き返せる大きさで始める、という意味です。

• 一つの業務に絞る。ただしその業務は、端から端まで通す。途中まで自動化して残りを手作業にすると、そのつなぎ目に新しい手数が生まれます
• 一つの拠点・一つのチームで試す。全社展開の前に、嫌がられる箇所を先に見つける。嫌がられる箇所は必ずありますし、それが分かることが試行の目的です
• 前のやり方をやめる日を、最初に決める。期限がないと併走が恒久化します
• 作らない選択を残しておく。分解した結果、手順を変えるだけで済むことは珍しくありません。その場合、開発費はゼロです

ツールの選定は、最後でいい

どのツールを使うかは、決めることの中でいちばん後ろに来ます。業務が分解できていれば、必要な機能は数行で書けるようになり、そこまで来れば選定は難しくありません。既製品で足りることも多いです。

逆の順序——ツールを先に決めて、それに業務を合わせる——でも動く場合はあります。会社の規模が小さく、業務がまだ固まっていないときです。ただ、特定の人の頭の中に判断が溜まっている業務では、ほぼ失敗します。ツールの中に、その判断を入れる場所がないからです。