AIは、どの業務
から入れるべきか

AIを入れたい、という相談で最初に出てくる言葉は、だいたい同じです。

「何から手をつければいいか分からない」

そして多くの会社が、ここで正しいことをしようとします。全社の業務を洗い出し、優先順位をつけ、導入計画を作る。この進め方は、ほぼ必ず途中で止まります。間違っているからではありません。終わるまでに、誰も何も体験しないからです。

計画から始めると止まる理由

洗い出しには時間がかかります。三ヶ月かけて計画ができたとして、その時点で社内にあるのは資料だけです。資料は、読む人によって解釈が変わります。経営者は投資額を見て、現場は手間が増える話だと受け取り、情報システムは責任の所在を気にします。誰も実物を見ていないので、議論が意見の交換にしかなりません。

一方、動いているものが1本あると、会話が変わります。「これと同じことを、うちの部署でもできないか」という話になる。判断材料が、想像から実物に変わるからです。

最初の1本に選ぶべき業務の条件

どの業務でもいいわけではありません。最初の1本には、選び方があります。

逆に、最初に選んではいけないのは「一番コストがかかっている業務」です。金額は大きいのですが、たいてい関係者が多く、例外処理が多く、失敗したときの影響も大きい。最初の1本は、効果ではなく、終わることで選びます。

半日で、実際に何をするか

私たちがこれを半日でやるときの中身は、こうなっています。

午前の前半は、業務を3つ挙げてもらい、1本に絞ります。ここで時間をかけません。上の4条件に当てはめると、たいてい自動的に決まります。

午前の後半から午後にかけて、その業務を、その会社の環境の中で動く形にします。新しいシステムを導入するのではなく、すでに使っている道具の中に置きます。普段の仕事の場所から離れた場所に置くと、翌週には使われなくなるからです。

最後に、手順書を作ります。作った本人がいなくても回る形にしておくことが、その後の分かれ目になります。

「動いたが、使われない」をどう防ぐか

正直に書くと、この進め方が失敗するとしたら、ここです。その日は動いた。全員が感心した。しかし三週間後には誰も使っていない。

原因はほぼ一つで、担当者が、自分で直せないからです。少し条件が変わったとき、直し方が分からないと、人は元のやり方に戻ります。だから当日は、完璧なものを作るより、担当者が手を入れられる簡単なものにしておくほうがいい。半日で作れる範囲に収める理由は、そこにもあります。

その1本が終わってから、計画を書く

順番が逆に見えるかもしれませんが、実務的にはこちらが早いと考えています。1本動かした後に書く計画は、想像ではなく経験から書けます。どの工程に時間がかかったか、誰が抵抗したか、何が足りなかったか。それが分かっている状態で書く計画は、分量が減り、精度が上がります。

全社のAI化は、その積み重ねの結果として起きます。最初から目指す対象ではありません。